15 điều Kế toán cần biết về Hoá đơn điện tử (Phần 2)
Kế toán chuyên nghiệp thời đại Công nghệ 4.0 nên cập nhật ngay những thông tin sau. Để luôn là người dẫn đầu, tối ưu hiệu quả công việc, theo dõi mọi thông tin về Kế toán, Thuế và Giải pháp số cho Doanh nghiệp Việt tại đây
8. Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?
Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
– Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
9. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần thủ tục gì?
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.
*Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
10. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?
Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như Go Invoice
11. Những doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử không có mã
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực sau đây được xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như:
– Lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch;
– Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế;
– Kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
*Nếu doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực trên nhưng thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
12. Không có ngoại lệ cho hóa đơn dưới 200.000 VND
Khác với hóa đơn giấy, Hóa đơn điện tử sẽ phải lập cho từng lần bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và từng lần giao hàng (đối với hàng giao nhiều lần), không phụ thuộc vào giá trị thanh toán.
Theo đó, không có ngoại lệ cho phép lập hóa đơn tổng đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000đ (Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)
13. Chứng từ đi đường
Khi vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, không cần phải mang theo hóa đơn giấy, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nên mang theo một chứng từ giấy của hóa đơn điện tử để xuất trình trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển ở nơi không có Internet.
14. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy
Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
(Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)
15. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn mọi điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Giải pháp hóa đơn điện tử GO Invoice từ SAVIS Group sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng doanh nghiệp mọi thủ tục đăng ký phát hành với cơ quan Thuế nhanh – gọn – hiệu quả qua điện thoại, chat, teamviewer… Với sản phẩm GO Invoice, mọi bộ phận quản lý có thể xem và duyệt hóa đơn thông qua thiết bị di động, mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đi công tác đột xuất không thể mang theo máy tính cá nhân. GO Invoice trên nền tảng Mobile cho phép ký số từ xa với đầy đủ tính pháp lý, bảo mật, chống chối bỏ thông qua công nghệ ký tập trung HSM tiên tiến nhất Việt Nam.
Dùng GO Invoice nhận ngay ưu đãi mừng xuân Canh Tý
– Tổng đài 1900 636156
– Email: dichvuso@savis.vn
– Fanpage: www.facebook.com/trustca.vn / www.facebook.com/goinvoice.vn
– Website: www.trustca.vn / www.goinvoice.vn / www.savis.vn
