15 điều Kế toán cần biết về Hoá đơn điện tử (Phần 1)

Kế toán chuyên nghiệp thời đại Công nghệ 4.0 nên cập nhật ngay những thông tin sau. Để luôn dẫn đầu, tối ưu hiệu quả công việc, theo dõi mọi thông tin về Kế toán, Khai thuế và Giải pháp số cho Doanh nghiệp Việt tại đây

Kế toán Việt tin dùng Go Invoice – Hóa đơn điện tử nổi bật với chức năng Ký, duyệt qua Di động

1.Hóa đơn điện tử phải đáp ứng 6 nội dung

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

2. Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên

Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

3. Chữ ký số và chứng thư số

3.1. Chữ ký số

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

Chữ ký số và Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là 2 dịch vụ song hành, Chữ ký số giúp xác thực HĐĐT đó là do Doanh nghiệp phát hành.

3.2. Chứng thư số

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, được xem như là một “chứng minh thư” sử dụng trong môi trường máy tính và Internet. Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ, hoặc một vài đối tượng khác và gắn định danh của đối tượng đó với một khoá công khai (public key), được cấp bởi những tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng thư số. Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực, trong đó chứa public key của người dùng và các thông tin của người dùng theo chuẩn X.509.

4. Đối tượng phải ký số lên hóa đơn điện tử

Khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: Bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông: Khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra, với một số trường hợp đặc biệt, được sự chấp thuận từ cơ quan Thuế, bên mua không cần ký số lên hóa đơn điện tử

5. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?

Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế theo quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

6. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…

Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót

Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

GO Invoice luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách mua hàng và giải đáp mọi vấn đề

– Tổng đài 1900 636156
– Email: dichvuso@savis.vn
– Fanpage: https://www.facebook.com/trustca.vn /https://www.facebook.com/goinvoice.vn
– Website: www.trustca.vn / www.goinvoice.vn /www.savis.vn